Como organizar um evento corporativo
Fazer um evento corporativo bem-sucedido significa ter convidados engajados, que realmente queiram participar, e não o façam apenas por obrigação (como acontece muito em eventos internos).
Para isso, você precisa de um planejamento que se adeque, além do conteúdo qualificado, ao que o seu público gosta de fazer, num ambiente em que se sintam confortáveis e felizes.
Não tem como organizar um evento corporativo sem um planejamento minucioso. E nesse momento é sempre bom se perguntar o que o público espera do evento e qual será o seu diferencial. Essas são as premissas básicas.
Desperdícios e prejuízos podem ser facilmente prevenidos com a precaução da equipe responsável pela organização.
O plano de comunicação interna e a divulgação também são pontos primordiais para o sucesso do seu evento.
Confira as nossas dicas e tenha sucesso na organização do seu evento corporativo:
1 - Crie um calendário anual de eventos da empresa e prepare o orçamento
Definir qual é o orçamento disponível para a organização do evento é passo fundamental e vai orientar você em todas as decisões.
Antes de começar o seu planejamento estratégico e montar um cronograma de ações, defina com os responsáveis quanto deverá ser o valor investido no evento.
2 - Monte um cronograma
O cronograma ideal começa muito antes do dia do evento, ele também deve ir até um ou mais dias posteriores para realizar ações de pós evento.
3 - Organize seu evento antecipadamente
Eventos feitos de última hora costumam sair bem mais caros e mais propensos a erros.
Comece a pensar no coffeebreak, na lista de convidados, nas atrações e no espaço que você usará para realizar o evento com o antecedência.
4 - Selecione uma equipe responsável pela organização
É importante criar uma equipe com pessoas que saibam trabalhar em grupo e sejá tiverem experiência com eventos ainda melhor.
Pessoas com experiência saberão lidar, mais facilmente, com fornecedores e costumam ser mais práticas e organizadas do que o restante da equipe.
Pessoas da área de comunicação e marketing fazem a diferença para eventos corporativos, já que possuem facilidade em lidar com pessoas, além de terem conhecimento em divulgação de eventos, comunicados internos e outras ferramentas que facilitam esse tipo de ação.
5 - Faça um checklist do planejamento
Tenha uma lista de todas as tarefas!
Criar uma planilha é sempre a melhor maneira de organizar e seguir um plano para o desenvolvimento de projetos.
Você pode usar aplicativos para controle de tarefas, como o Google Keep, que permite a criação de checklists divididos por cartões.
6 - Escolha uma boa data
Fazer eventos em datas comemorativas ou muito próximas delas, principalmente durante o fim de ano, pode ser um desafio para que todos consigam comparecer.
O dia da semana e a hora do evento também são fatores relevantes. Considere os hábitos do seu público.
7 - Inove
Promova um ambiente descontraído , espontâneo, confortável e invista em tecnologia.
8 - Aposte no melhor local
Um bom local também é determinante para o sucesso do seu evento.
A seleção da localização adequada deve levar em conta uma série de fatores importantes.
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